Domaine de compétence / objectif du posteLa/le spécialiste finance et administration est responsable, de manière autonome, de toutes les questions relatives au fonctionnement interne du Bureau Suisse en République centrafricaine. Ceci comporte la gestion administrative et financière du bureau et de la résidence, la logistique et les approvisionnements, les ressources humaines. Elle/il est responsable pour la bonne gestion administrative et financière des projets qui sont mise en œuvre par le Bureau, selon les instructions du DFAE et en étroite collaboration avec la Centrale. Ensemble avec le chef de bureau et/ou l'assistante exécutive, elle/il collabore à la définition et à la gestion opérationnelle des programmes qui sont mise en œuvre par le Bureau. Elle/il soutient le chef du Bureau et/ou l'assistante exécutive dans le dialogue sur les questions de la coopération internationale avec les autorités, et contribue à la réflexion et à la coordination de l'aide avec les partenaires gouvernementaux internationaux, les organisations bilatérales et multilatérales, ainsi qu'avec les ONG présentes sur le terrain. Elle/il est attaché au soutien du chef de Bureau pour des tâches complémentaires (points 3), et en l'absence du chef de Bureau, elle/il assure la suppléance pleine et entière. 1. Gestion et administration du bureauL'administratrice / l'administrateur est responsable pour la bonne gestion humaine, administrative, financière et logistique du Bureau selon les instructions du DFAE et en étroite collaboration avec la Centrale. Elle s'engage à surveiller le fonctionnement du bureau Suisse dans ses aspects techniques, administratifs et logistiques, notamment à assurer la gestion financière rigoureuse des opérations du bureau, en se conformant aux politiques financières et aux procédures administratives internes. · Suivi et administration des frais de fonctionnement du bureau Suisse (suivi des comptes bancaires et du Cash-Book, préparation des documents de support pour la comptabilisation dans le système financier Vision+) en étroite collaboration avec les services concernés à Berne, et gérer le budget du bureau, y compris la préparation et la soumission des rapports financiers périodiques. Établir et surveiller le système administratif du bureau (comptabilité, contrats, mise en place du système de classement, approvisionnement, administration du personnel), et des systèmes informatiques et de communication (avec H-Log).· Superviser les procédures d'achat et de passation des marchés, tout en garantissant une utilisation optimale des ressources. Gestion et achat de mobilier, matériel de bureau, consommables de toute nature. Demande et étude des devis des travaux, coordination et contrôle des travaux avec les prestataires de service. La transformation, installation et les adaptations des bâtiments prévus pour le bureau et de la résidence ; gérer et maintenir en excellent état de fonctionnement et de représentation du site, sous tous les aspects d'infrastructures, de fonctionnement, d'approvisionnement et de sécurité, avec la responsabilité des relations avec le propriétaire, l'agent de location, et tous les services partenaires (étatiques et privés)· Gestion des ressources humaines des collaborateurs locaux (sous contrat ou sous portage), appuyer le recrutement (identification, gestion contractuelle et financière) ; assurer la bonne planification des absences, horaire, bonne pratiques ; garantir le plein respect de procédures financières légales (impôts, assurance, etc...).· Contribuer à la planification financière et budgétaire (mensuelle et annuelle) pour les programmes et projets. Fournir une assistance dans la préparation et la révision des propositions de financement (proposition de crédit), en veillant à ce qu'elles soient conformes aux exigences des bailleurs de fonds et de la DDC. Participer à l'évaluation de l'efficacité des projets et des programmes, en contribuant à l'analyse des données financières et à la préparation des rapports d'évaluation.· Focal point ICS pour le bureau de Bangui et en collaboration étroite avec le Chef du bureau, élaboration du rapport annuel ICS pour être envoyé au siège. 2. Programmes et projetsL'administratrice / l'administrateur est responsable de la gestion administrative, comptable et financière des projets et des programmes engagés par le Bureau· Assurer de façon générale l'appui conseil selon les étapes du Project Cycle Management PCM (Identification, planification/préparation; saisie des données des projets dans le SAP ; mise en œuvre et monitoring ; évaluation et clôture)· Assurer les contrôles financiers des PRODOCS, Propositions de crédit et Accords de projet conformément aux instructions fédérales, aux procédures de la DDC et les lois et règlements· Assurer la préparation de la documentation et contrôle des contrats selon les directives de la DDC et en assure le suivi administratif, financier et comptable· Assurer le suivi et l'analyse des engagements contractuels (budgets, planification des liquidités et paiements, décomptes finaux)· Assurer en collaboration avec le/la Conseiller/e Humanitaire, l'évaluation des risques du partenaire (Partner Risk Assement) au démarrage et/ou lors de mise en œuvre des programmes· Appuyer et conseiller les partenaires dans la mise en place et le suivi de leur organisation comptable, participe au renforcement de leurs capacités en gestion administrative et financière (système contrôle interne). Elle/il participe à la planification/gestion stratégique/opérationnelle des programmes/projets· Collaboration avec le chef de Bureau et/ou l'assistante exécutive dans la planification, la gestion, le suivi et l'évaluation des partenariats et des portfolios suisses en RCA, y inclus l'identification et l'élaboration de nouveaux partenariats et projets, la soumission à la Centrale pour approbation, la vérification de la qualité et l'élaboration des partner risk assessments.· Partage des expériences, encouragement des échanges, mise en avant des processus d'apprentissage auprès des organisations partenaires ainsi que la promotion de l'apprentissage institutionnel.· Rédaction périodique de rapports sur l'avancement et les résultats des programmes et des projets soutenus dans sa responsabilité; prise de position sur les rapports rédigés par les partenaires sur place (rapports annuels). Elle/il participe à l'organisation et à la conduite :· Dans le suivi des experts du Corps suisse d'Aide humanitaire (CSA) mis à disposition des agences onusiennes (secondement).· Dans la planification et utilisation efficace des ressources financières dans le cadre des engagements et du budget approuvé par la centrale. Contributions et SoutiensL'administratrice / l'administrateur soutient le chef de Bureau :· Dans la réalisation d'analyses contextuelles sur les aspects pertinents des besoins humanitaires et de développement des pays ainsi que les programmes d'autres donateurs, organisations multilatérales et autres, lorsqu'ils sont pertinents pour la coopération suisse.· De jouer un rôle actif dans la coordination de l'aide entre les bailleurs et représenter la Suisse au sein d'organismes spécialisés du secteur humanitaire et de la coopération internationale;· De jouer un rôle actif de renforcement de la cohérence entre les acteurs humanitaires, de développement et de la promotion de la paix dans les thématiques prioritaires de l'aide humanitaire;· De dialoguer avec les partenaires multilatéraux intervenant dans le domaine humanitaire, notamment afin d'identifier et d'exploiter les synergies entre leurs activités et les projets bilatéraux.· Dans l'élaboration de l'orientation stratégique de coopération en collaboration avec la centrale et le cas échéant, avec les autres offices fédéraux impliqués.· Dans la préparation des contenus pour les pages Intranet et Internet de la DDC (en Suisse et sur place); Gestion des crises· En coordination avec chef de Bureau et le Regional Security Advisor, contribue à l'analyse de la représentation périodique de la situation en termes de sécurité, à l'évaluation des risques ainsi que de leurs répercussions éventuelles sur l'assistance suisse; ensemble ils développent des directives de sécurité pour les voyages de service en RCA. Contribue à l'information au sujet de la situation dans le pays et la région d'affectation; et soutien, le cas échéant, aux équipes d'intervention d'urgence et à la chaîne de sauvetage suisse. Information sans délai du service de piquet de la centrale de l'Aide humanitaire en cas d'évènement particulier. Autres tâchesA la demande du chef de Bureau, elle/il exercera également d'autres tâches. Exigences en matière de profil· Formation et expérience- Diplôme universitaire ou formation équivalente (master);- Au moins cinq années d'expériences pratiques dans le domaine de la coopération internationale et/ou de l'aide humanitaire, dans des pays en développement et/ou fragiles;· Compétences spécialisées, en particulier- Diplôme universitaire en finance, administration des affaires, ou dans un domaine connexe.- Une expérience professionnelle d'au moins 5 ans dans des fonctions similaires,- Excellente maîtrise des procédures financières et administratives et de la gestion des budgets.- Capacité démontrée à travailler efficacement au sein d'une équipe multidisciplinaire, dans des environnements complexes et dynamiques.- Maîtrise du français, à l'oral comme à l'écrit.- Connaissances et expérience dans l'utilisation des instruments opérationnels de la DDC, en particulier de la gestion PMC, et de la gestion financière, administratives, et logistique- Politisches Flair und diplomatisches Geschick im Umgang mit verschiedenen Konfliktparteien und Interessensgruppen, sowie Erfahrung in der Zusammenarbeit mit multilateralen Organisationen, zivilgesellschaftlichen Akteuren und Regierungsstellen. Lieu d'intervention: Bureau Bangui, République centrafricaine. Début et durée de la mission: Début en février 2024 ou à convenir pour 12 mois This position is exclusively open to Swiss citizens (or Lichtenstein) or holder of a valid working permit (C permit) in Switzerland. Candidates who do not fulfil this condition will not receive response. En cas d'intérêt, veuillez envoyer votre candidature (avec une lettre de motivation) au plus tard le 31 décembre 2023 à: verena.fahrer@eda.admin.chSection Ressources Terrain AH+41 58 462 63 47
