Finance and Administration Associate (50%)
Site
Switzerland, Zug, Zug
Sector:
Nonprofit/Community/Social Services/International Cooperation
Role:
Other
Date of last update: 2026-10-02 2027-01-02
activities
Job description
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Über die Ursimone Wietlisbach Foundation
Die Ursimone Wietlisbach Foundation ist eine ambitionierte und international ausgerichtete Stiftung mit Sitz in Zug. Als Total Impact Platform verbindet die Stiftung strategische Philanthropie, langfristige Partnerschaften, wirkungsorientierte Vermögensanlagen und unternehmerisches Denken, um Menschen ein gesünderes, selbstbestimmteres und ausgeglicheneres Leben zu ermöglichen und nachhaltige Wirkung zu erzielen.
Die Position
Zur Unterstützung ihres Teams sucht die Stiftung eine zuverlässige, sorgfältige und selbstständige Persönlichkeit, die Finanzen, Administration und Office Management eigenverantwortlich betreut.
Sie sind die zentrale Anlaufstelle für Administration und Finanzen und arbeiten eng mit dem Head of Operations, dem CEO und dem Head of Finance zusammen. Während der Head of Operations die Prozesse steuert und weiterentwickelt, verantworten Sie deren verlässliche Umsetzung im Tagesgeschäft.
Die Stelle verbindet fundierte Kenntnisse in Finanzen und Buchhaltung mit Freude an Organisation und an der laufenden Verbesserung von Arbeitsabläufen. Sie arbeiten gerne hands-on und sorgen dafür, dass sowohl die finanziellen als auch die administrativen Aufgaben im Tagesgeschäft reibungslos funktionieren – von Zahlungsläufen und Budgetübersichten bis zu Bestellungen, Büroorganisation und internen Anlässe.
Ihre Aufgaben
Finanzen
- Abwicklung des Rechnungsprozesses: Prüfung, Erfassung und Kontierung in Abacus, Belegablage und Vorbereitung der Freigabe
- Vorbereitung und Koordination der monatlichen Zahlungsläufe für Lieferantenrechnungen und Vergabungen, inkl. Pflege der Bankangaben und Rückbestätigungen (Callback)
- Bearbeitung von Spesen und Kreditkartenabrechnungen
- Erstellung und laufende Aktualisierung von Budgetübersichten; Mitarbeit bei Budgetkontrollen und Reporting
- Auswertungen zu Vergabungen und Zahlungen sowie Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen
Administration und Office Management
- Administrative Unterstützung bei ausgewählten Investitions- und Vergabeprozessen (Dokumente, Datenpflege, Korrespondenz)
- Office Management: Post, Bestellungen, Büromaterial, Bearbeitung der allgemeinen Info-Mailbox, Koordination externer Dienstleister
- (Mit-)Organisation von Teamsitzungen, Workshops und internen Anlässen
- Administrative Unterstützung des Teams in vielfältigen organisatorischen und administrativen Belangen
- Pflege, laufende Aktualisierung und Weiterentwicklung des Organisationshandbuchs
Digitalisierung und Prozessverbesserung
- Mitwirkung bei der Optimierung administrativer und finanzieller Prozesse.
- Unterstützung bei der Evaluation und dem Einsatz digitaler und KI-gestützter Hilfsmittel zur Effizienzsteigerung der Stiftung.
- Administrative Unterstützung bei der Pflege von Dokumenten, Präsentationen und internen Vorlagen.
View details
Vacancies: 1
Working hours (%): 50-80%
50-80%Will manage other people: No
Type of contract: Staff (Permanent and Fixed Term)
Macro-area: Multiple
Level of experience: Professional, 3 to 5 years
Area of work Definition: Health and Nutrition
Type of organisation: Foundations and Private Sector
Join date: Stellenantritt nach Absprache – idealerweise Anfang 2027
Skills required
Ihr Profil
- Sie sind ein:e Allrounder:in, arbeiten gerne selbstständig und fühlen sich in einem kleinen, dynamischen Umfeld wohl. Idealerweise bringen Sie mit:
- fundierte Kenntnisse und praktische Erfahrung in Finanzen und Buchhaltung
- Erfahrung mit Rechnungsbearbeitung, Zahlungsverkehr, Spesen und Budgetübersichten
- ein ausgeprägtes Auge für Details und eine sorgfältige Arbeitsweise
- hohe Eigenverantwortung und die Fähigkeit, selbstständig Prioritäten zu setzen
- Freude an Administration und Office Management, auch an praktischen, kleineren Aufgaben
- eine pragmatische, flexible und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Ausgeprägte Affinität zu digitalen Tools und KI-Anwendungen sowie Freude daran, Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten
- sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; die Stiftungsarbeit erfolgt in einem zweisprachigen (Deutsch/Englisch) Umfeld.
- Erfahrung mit Abacus (von Vorteil)
Arbeitsmodell
Die Position umfasst ein Pensum von 50 %.
Der Stellenantritt ist nach Vereinbarung – idealerweise Anfang 2027. Eine sorgfältige Übergabe ist gewährleistet.
Bewerbung
Die Ursimone Wietlisbach Foundation hat cinfo – Schweizer Kompetenzzentrum für internationale Zusammenarbeit – mit der Durchführung des Rekrutierungsprozesses beauftragt.
Bitte reichen Sie Ihren Lebenslauf und ein Motivationsschreiben bis spätestens Samstag, 24. Oktober 2026, über den «apply»-Link der Ausschreibung auf cinfoPoste ein.
Zeitplan
- Bewerbungsfrist: Samstag, 24. Oktober 2026
- Prescreening-Gespräche durch cinfo: Mittwoch bis Freitag, 28.–30. Oktober 2026
- Erstgespräche mit der Stiftung: Montag bis Mittwoch, 9.–11. November 2026
- Zweitgespräche: Montag bis Mittwoch, 16.–18. November 2026
- Entscheid: voraussichtlich Ende November 2026
Bitte halten Sie sich diese Termine nach Möglichkeit frei.
Fragen
Bei Fragen zur Position oder zum Verfahren steht Ihnen Caroline Johnigk gerne zur Verfügung: recruitment@cinfo.ch
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Finance and Administration Associate (50%)
Zug, Zug - Ursimone Wietlisbach Foundation
Über die Ursimone Wietlisbach Foundation
Die Ursimone Wietlisbach Foundation ist eine ambitionierte und international ausgerichtete Stiftung mit Sitz in Zug. Als Total Impact Platform verbindet die Stiftung strategische Philanthropie, langfristige Partnerschaften, wirkungsorientierte Vermögensanlagen und unternehmerisches Denken, um Menschen ein gesünderes, selbstbestimmteres und ausgeglicheneres Leben zu ermöglichen und nachhaltige Wirkung zu erzielen.
Die Position
Zur Unterstützung ihres Teams sucht die Stiftung eine zuverlässige, sorgfältige und selbstständige Persönlichkeit, die Finanzen, Administration und Office Management eigenverantwortlich betreut.
Sie sind die zentrale Anlaufstelle für Administration und Finanzen und arbeiten eng mit dem Head of Operations, dem CEO und dem Head of Finance zusammen. Während der Head of Operations die Prozesse steuert und weiterentwickelt, verantworten Sie deren verlässliche Umsetzung im Tagesgeschäft.
Die Stelle verbindet fundierte Kenntnisse in Finanzen und Buchhaltung mit Freude an Organisation und an der laufenden Verbesserung von Arbeitsabläufen. Sie arbeiten gerne hands-on und sorgen dafür, dass sowohl die finanziellen als auch die administrativen Aufgaben im Tagesgeschäft reibungslos funktionieren – von Zahlungsläufen und Budgetübersichten bis zu Bestellungen, Büroorganisation und internen Anlässe.
Ihre Aufgaben
Finanzen
- Abwicklung des Rechnungsprozesses: Prüfung, Erfassung und Kontierung in Abacus, Belegablage und Vorbereitung der Freigabe
- Vorbereitung und Koordination der monatlichen Zahlungsläufe für Lieferantenrechnungen und Vergabungen, inkl. Pflege der Bankangaben und Rückbestätigungen (Callback)
- Bearbeitung von Spesen und Kreditkartenabrechnungen
- Erstellung und laufende Aktualisierung von Budgetübersichten; Mitarbeit bei Budgetkontrollen und Reporting
- Auswertungen zu Vergabungen und Zahlungen sowie Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen
Administration und Office Management
- Administrative Unterstützung bei ausgewählten Investitions- und Vergabeprozessen (Dokumente, Datenpflege, Korrespondenz)
- Office Management: Post, Bestellungen, Büromaterial, Bearbeitung der allgemeinen Info-Mailbox, Koordination externer Dienstleister
- (Mit-)Organisation von Teamsitzungen, Workshops und internen Anlässen
- Administrative Unterstützung des Teams in vielfältigen organisatorischen und administrativen Belangen
- Pflege, laufende Aktualisierung und Weiterentwicklung des Organisationshandbuchs
Digitalisierung und Prozessverbesserung
- Mitwirkung bei der Optimierung administrativer und finanzieller Prozesse.
- Unterstützung bei der Evaluation und dem Einsatz digitaler und KI-gestützter Hilfsmittel zur Effizienzsteigerung der Stiftung.
- Administrative Unterstützung bei der Pflege von Dokumenten, Präsentationen und internen Vorlagen.
Ihr Profil
- Sie sind ein:e Allrounder:in, arbeiten gerne selbstständig und fühlen sich in einem kleinen, dynamischen Umfeld wohl. Idealerweise bringen Sie mit:
- fundierte Kenntnisse und praktische Erfahrung in Finanzen und Buchhaltung
- Erfahrung mit Rechnungsbearbeitung, Zahlungsverkehr, Spesen und Budgetübersichten
- ein ausgeprägtes Auge für Details und eine sorgfältige Arbeitsweise
- hohe Eigenverantwortung und die Fähigkeit, selbstständig Prioritäten zu setzen
- Freude an Administration und Office Management, auch an praktischen, kleineren Aufgaben
- eine pragmatische, flexible und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Ausgeprägte Affinität zu digitalen Tools und KI-Anwendungen sowie Freude daran, Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten
- sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; die Stiftungsarbeit erfolgt in einem zweisprachigen (Deutsch/Englisch) Umfeld.
- Erfahrung mit Abacus (von Vorteil)
Arbeitsmodell
Die Position umfasst ein Pensum von 50 %.
Der Stellenantritt ist nach Vereinbarung – idealerweise Anfang 2027. Eine sorgfältige Übergabe ist gewährleistet.
Bewerbung
Die Ursimone Wietlisbach Foundation hat cinfo – Schweizer Kompetenzzentrum für internationale Zusammenarbeit – mit der Durchführung des Rekrutierungsprozesses beauftragt.
Bitte reichen Sie Ihren Lebenslauf und ein Motivationsschreiben bis spätestens Samstag, 24. Oktober 2026, über den «apply»-Link der Ausschreibung auf cinfoPoste ein.
Zeitplan
- Bewerbungsfrist: Samstag, 24. Oktober 2026
- Prescreening-Gespräche durch cinfo: Mittwoch bis Freitag, 28.–30. Oktober 2026
- Erstgespräche mit der Stiftung: Montag bis Mittwoch, 9.–11. November 2026
- Zweitgespräche: Montag bis Mittwoch, 16.–18. November 2026
- Entscheid: voraussichtlich Ende November 2026
Bitte halten Sie sich diese Termine nach Möglichkeit frei.
Fragen
Bei Fragen zur Position oder zum Verfahren steht Ihnen Caroline Johnigk gerne zur Verfügung: recruitment@cinfo.ch
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2026-10-02 2026-10-24
New!
Spezialist*in Marketing-Kommunikation 50-60%
Basel-Stadt, Basel - Mission 21
Jahreskampagne
-
Sie planen und leiten die jährliche Kampagne von der Konzeption bis zur Auswertung. Gemeinsam mit der Abteilungsleitung definieren Sie Ziele, Zielgruppen, Kernbotschaften, Massnahmen und Zeitplan.
-
Sie leiten das Kampagnenteam fachlich, koordinieren die Zusammenarbeit mit den beteiligten Fachbereichen und stimmen Aufgaben, Termine und Freigaben mit der Teamleitung ab.
-
Sie briefen und begleiten externe Partner*innen, insbesondere bei der Entwicklung des Key Visuals mit einer Agentur.
-
Sie verantworten die redaktionelle und organisatorische Umsetzung der Kampagnenmittel. Dazu gehören das Kampagnenmagazin mit Redaktion, Textbeiträgen und Roh-Layout, Flyer sowie Fotoausstellung.
-
Sie planen und produzieren Inhalte für die digitale Kampagne, insbesondere für Social Media, Google Ads und Website, und sorgen dafür, dass die Massnahmen über die verschiedenen Kanäle hinweg zusammenpassen.
-
Sie koordinieren weitere Kampagnenaktivitäten wie Newsletter, Veranstaltungen und Präsentationen. Sie behalten das Budget im Blick, beobachten die Wirkung der Massnahmen und leiten Erkenntnisse für die nächste Kampagne ab.
Newsletter-Marketing
-
Sie entwickeln das Newsletter-Marketing von Mission 21 konzeptionell weiter und erstellen eine Themen- und Jahresplanung.
-
Sie planen, redigieren, produzieren und versenden Newsletter für unterschiedliche Zielgruppen und stimmen die Inhalte mit den zuständigen Fachbereichen ab.
-
Sie entwickeln Verteiler und Inhalte anhand der Bedürfnisse der jeweiligen Zielgruppen weiter, pflegen die Adressen im Newsletter-Tool und betreuen die Schnittstelle zum CRM-System Sextant.
-
Sie analysieren die Ergebnisse der Newsletter und optimieren Inhalte, Versand und Verteiler auf dieser Grundlage.
Website
Sie erstellen und pflegen Website-Inhalte und übernehmen bei Bedarf die Stellvertretung für die Betreuung der WordPress-Website.
- Sie verfügen über eine Ausbildung oder Weiterbildung in Marketing und Kommunikation und haben mehrjährige Erfahrung in der Planung und Umsetzung von Kampagnen idealerweise auf Agentur- und Kundenseite
- Sie führen Projekte sicher durch alle Phasen: Sie setzen Prioritäten, koordinieren unterschiedliche Beteiligte und behalten Termine, Qualität und Budget im Blick.
- Sie schreiben und redigieren stilsicher auf Deutsch und Englisch. Sie können komplexe und sensible Themen verständlich, sorgfältig und zielgruppengerecht vermitteln.
- Sie kennen die gängigen digitalen Kanäle und Werkzeuge und bringen praktische Erfahrung mit Social Media, SEM und Newsletter-Marketing mit. Kenntnisse in WordPress und im Umgang mit CRM sind von Vorteil.
- Sie hören aufmerksam zu, begegnen Menschen und ihren Perspektiven mit Respekt und finden auch bei unterschiedlichen Erwartungen tragfähige Lösungen.
- Sie interessieren sich aus Überzeugung für internationale Zusammenarbeit und die Themen von Mission 21. Sie bringen Ideen ein und haben Freude daran, gemeinsam mit anderen eine Kommunikation zu gestalten, die Menschen erreicht und bewegt.
...
2026-10-02 2026-11-27
Archiviste – Spécialiste en gestion des documents
Geneva, Geneva - médecins sans frontières suisse
Rejoignez MSF OCG en tant qu'Archiviste – Spécialiste en gestion des documents!
Nous cherchons des personnes passionnées et prêtes à contribuer à notre mission humanitaire.
Découvrez ci-dessous les détails du poste et les qualifications que nous recherchons.
Inclusivité et Diversité chez MSF
Vos qualifications et votre expérience ne correspondent pas exactement à toutes les exigences ?
À MSF OCG, nous nous engageons à promouvoir une culture inclusive qui soutient et amplifie les voix diverses de nos collaborateurs. Nous nous efforçons de créer des environnements de travail où des équipes de personnes aux parcours, caractéristiques, perspectives, idées et expériences variés collaborent pour faire avancer la mission sociale de MSF et améliorer les résultats pour nos patients et les communautés avec lesquelles nous travaillons.
Nous comprenons que certaines personnes peuvent hésiter à postuler si elles ne répondent pas à toutes les exigences du poste. Les recherches montrent que cela est particulièrement vrai pour les femmes. Si vous pensez que votre profil correspond bien à ce poste, nous vous invitons à postuler, même si vous ne remplissez pas toutes les qualifications listées.
Nous encourageons les candidatures de personnes de tous genres, âges, orientations sexuelles, ethnies, origines, religions, croyances, situations de handicap et toutes autres caractéristiques de diversité.
MSF ne tolère aucune exploitation ou abus sexuels, aucune forme de discrimination ou de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel. Tous les candidats sélectionnés feront l'objet de vérifications de références.
Contexte & Mission
Médecins Sans Frontières est une organisation médicale et humanitaire internationale indépendante qui fournit des soins aux personnes dans le besoin, aux personnes touchées par des catastrophes naturelles ou causées par l'homme et aux victimes de conflits armés, sans discrimination et sans tenir compte de la race, de la religion, des croyances ou de l'appartenance politique (Charte de MSF).
La position a pour but de déployer et maintenir une architecture documentaire institutionnelle harmonisée, adaptée aux réalités opérationnelles de MSF-Suisse permettant :
- La continuité des activités malgré l'instabilité (sécurité, turnover, urgences)
- La réduction des risques de perte d'information critique
- La traçabilité, la redevabilité et la mémoire institutionnelle
- L'adaptabilité aux contextes terrain hétérogènes.
Principales responsabilités
- Maintient et adapte le cycle de vie des documents, tant papier que digital, de MSF-Suisse, en tenant compte des contextes des missions
- Garantit l'application des obligations légales de conservation en lien avec le RGPD et les normes archivistiques
- Mitige les risques de perte d'information
- Assure la collecte, le traitement, la description, la conservation, la communication et la destruction sécurisée des documents
- Conçoit et met à jour des référentiels et outils pour favoriser la gestion des documents, tant au niveau des missions que du Siège
- Assure la continuité des activités de l'unité ADOC lors de l'absence de ses collègues (documentaliste-archives digitales)
Profil recherché
Education
- Degré tertiaire ou équivalent en Sciences de l'Information ou en Histoire
- Expérience forte en environnement complexe/ international un atout
Expérience
- Expérience avérée en gestion d'archives papier et en cycle de vie de documents
- Expérience dans l'humanitaire un plus
Compétences Techniques
- Maîtrise des normes et réglementations liées aux archives et à la protection des données
- Connaissance des outils de gestion d'archives et de gestion de l'information
- Compétence en modélisation du cycle de vie documentaire
- Intérêts pour les enjeux géopolitiques
- Connaissances en outils bureautique et de collaboration courants (Microsoft 365)
- Connaissance d'Atom est un atout
Langues
- Le Français et l'Anglais sont les langues de travail à MSF-Suisse et nécessaire pour la position
- Toute autre langue bienvenue
Qualités personnelles
- Capacités d'analyse, d'organisation et de structuration
- Aptitude à la pédagogie, au sens du service et au travail transversal
- Capacité à travailler dans un univers multiculturel
- Aptitude à la flexibilité et à la gestion du stress
Conditions de travail
- Poste à temps partiel 80% (32h/semaine)
- Contrat à durée indéterminée
- Lieu de travail : Genève
- Date de début idéale : Dès que possible
- Salaire annuel brut (à 80%) : de CHF 69'897.- à CHF 80'486.- (salaire en fonction de l'expérience équivalente et de la grille salariale interne).
- Vacances payées : 25 jours par an, pro rata temporis, plus les jours fériés suisses tombant pendant la durée du contrat.
- Caisse de pension : contribution à la caisse de pension (2e pilier-LPP) couverte à raison de 3/4 par MSF et 1/4 par l'employé.
- Aide à la relocalisation en cas de déménagement d'un autre pays vers la Suisse.
Comment postuler
Les candidats sont invités à soumettre leur candidature via uniquement notre plateforme de recrutement en respectant les conditions suivantes.
- CV (maximum 2 pages)
- Lettre de motivation (maximum 1 page)
- Les documents doivent être rédigés en français ou en anglais.
La date limite de dépôt des candidatures est fixée au 18 octobre 2026.
Veuillez noter que nous nous réservons le droit de clore cette offre plus tôt si nous recevons un nombre suffisant de candidatures de qualité.
[POSTULEZ ICI](https://msf.wd3.myworkdayjobs.com/work-with-msf-ocg-hq-lhs/job/GENEVA/Archives---Records-Managment-Specialist_JR115789)
Les candidatures seront traitées de manière confidentielle.
Seules les personnes présélectionnées seront contactées.
Nous ne souhaitons pas utiliser les services d'agences de recrutement ou de placement.
...
2026-09-29 2026-10-18
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